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103年度教育部文書及檔案管理主管研習【文書組 張寶束、陳鳳如 1021220】

總務處參加國內研習活動心得報告

一、      研習人員:張寶束  陳鳳如          所屬組隊中心:文書組

二、      研習名稱:103年度教育部文書及檔案管理主管研習
       研習地點:暨南大學

三、      研習日期:103年05月20 -21日              主辦單位:教育部

四、     課程內容概述:

   精實管理在電子公文線上簽核之應用、結合在地文化資源發展檔案加值應用、分組討論、檔案蒐集與典藏概述-以國史館臺灣文獻館為例、參訪暨南大學校史館及國史館臺灣文獻館

五、     研習心得與分享:

(一)精實管理在電子公文線上簽核之應用:授課老師張寶束

1. 精實管理定義:精實就是減少浪費、創造加值的工作與消除沒有加值的動作。清華大學在2011年由美國維吉尼亞州立理工大學陳鳳山教授引進教導有關精實管理知識與實作課程,許多的行政業務藉以被檢討並改進,如電力節能業務、教室或實驗室空間管理,教師出國開會會計帳務處理等等,都極獲成效;精實管理並在清大2013年的行政院國家品質獎中,提供關鍵性、實質性的助益。

2. 電子公文線上簽核,是公文書簽核由紙本邁向電子化的一個重要變革,本演講藉由精實管理的精神及工具,檢視線上簽核行政作業,以科學化數據將該相關行政改善作業量化,呈現其管理上之價值。

3. 目前該案正與統計所「統計實習」課程合作,藉由case study的方式,建置公文處理分析圖表,進一步探討公文或單位極端值的分布現象;而這個精進策略,並省下了原委託廠商規劃設計的75萬元經費。

(二)結合在地文化資源發展檔案加值應用:授課老師陳姚珍

1. 檔案應用社區化、城市化、國際化

(1)    以管有檔案為核心,呈現校園與社區文史發展

(2)    透過檔案述說校史發展與城市發展間的關聯性

(3)    經由數位檔案館向網路社群宣導檔案管理成果

2. 天時:配合節慶,審選主題檔案

3. 地利:善用地處觀光景點與地方文史資源豐富優勢

4. 人和:動員校內師生聯合社區文化協會與政府文史機構

5. 實施策略:顧客導向

(1)    放眼國際社會

(2)    關懷在地文化

(3)    行銷機關品牌 

6. 整體效益

(1)    主動提供服務,活化檔案價值

(2)    動員師生辦理檔案推廣活動,增進內部情感交流

(3)    檔案應用服務,深化與地區互動關係

(4)    行銷機關品牌、帶動社區與城市發展,善盡大學社會責任

(5)    品牌管理、價值管理與趨勢管理,達成行銷與價值鏈的連結

(三)小組討論 - 檔案加值應用分享

1.   檔案應用定義及範圍

結論:檔案應用為民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,及機關提供應用與服務推廣之相關作業及程序,包括:檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷、檔案應用服務推廣(含檔案之加值活化)及調查統計等事項。

 

2.   檔案加值應用之創新思維

結論:利用現有資源,集思廣益、腦力激盪,以尋找檔案加值與創新的方向及具體可行的目標(包含主題、顧客群…等);並鼓勵同仁多觀摩他機關作法,學習並創新思維。

台北科技大學建立「跨時空3D虛擬校園-畢業紀念冊照片資料庫系統」。

3.   目前作了哪些檔案應用業務?

(1)   清華大學:

a.   提供民眾申請檔案閱覽、抄錄及複製:

甲、   於檔案辦公室設置檔案應用閱覽區。

乙、   於文書組網頁上設置檔案應用專區及簡易檔案目錄查詢網,提供民眾上網查詢及列印申請單。

b.   舉辦檔案展覽:97年辦理「梅竹詠四十,風城留韻事」攝影暨文物展,及「仙宮校區校地取得歷程展」。

c.   辦理檔案應用研習:

甲、   97年、98年「紙質檔案文物修護裱褙及應用研習」實作課程,錄製課程光碟提供各高中職免費索取,達到資源共享以符合應用開放精神。

乙、   102年「檔案應用多樣性--IMBA在地文化新體驗」研習:與科管院「國際專業管理碩士班」及書藝社共同辦理,包含「以檔案徵集之舊海報製作天燈」及「以檔案元素之書法書寫春聯」2個研習活動。

d.   開發文創產品:以「事件行銷」的概念,結合檔案設計專屬該事件文創紀念品;藉由匯集清華人的共同記憶,進而凝聚清華人的認同感及向心力。

甲、   101年「紀念梅貽琦校長檔案文創設計」專案。

乙、   102年旺宏館落成文創紀念品。

(2)   南台科技大學:101年12月15日配合創校43週年校慶,在校史館舉辦過為期兩週的檔案展覽並出版「繼往開來-南台科技大學檔案回顧特輯」

(3)   國立科學工藝博物館則建置館史資訊網頁並辦理展覽。

4.   如何在無經費下推廣檔案應用加值創新業務?

(1)   清華大學:

a.   與校內單位合作,連結數位校史館與文書保存檔案資料,並將檔案數位化及相關文創產品圖檔,置放網頁。

b.   透過與校內單位合作辦理檔案展覽及檔案應用研習。

(2)   南台科技大學建議可在網路上宣傳應用(如屏東商業技術學院101年舉辦的『線上檔案回顧展』

5.   檔案加值應用成果分享

(1)   清華大學:

a.   檔案展覽:97年辦理「梅竹詠四十,風城留韻事」攝影暨文物展

b.   檔案應用研習:

甲、   102年「檔案應用多樣性--IMBA在地文化新體驗」研習:除讓外籍生體驗天燈製作與春聯書寫的動手做外,天燈成果展並配合科技管理學院國際專業管理碩士班的聖誕節活動設計為裝置藝術。

乙、   97年「紙質檔案文物修護裱褙及應用研習」:提供北區大學校院及新竹縣市行政機關人員參與,共計辦理6場,累計參訓人數169人次。

c.   開發文創產品:與廠商合作模式下,不支出經費,開發文創產品。

甲、   101年「紀念梅貽琦校長檔案文創設計」專案設計不鏽鋼水杯、帆布手提袋、帆布拉鍊收納筆袋、別針胸章等文創紀念品。

乙、   102年新落成的學習資源中心旺宏館為代表,結合書法校歌及校訓來開發資料夾、明信片及書籤等文創紀念品。

(2)   南台科技大學製作專輯,並計畫辦理以建築物為主題的檔案展覽。

(3)   高雄海洋科技大學則致力檔案應用相關教育訓練活動。

(4)   台南藝術大學計畫辦理校園建築物檔案展覽活動。

(四)心得與分享

1.心得分享:經過精實管理的課程,給了大家不同的思維,從小細節去思考如何減少浪費及等待,更透過精實手法將價值數據化,達到提昇效率、節能的目標,減少不必要的浪費,也提高工作及自我的價值。

在分組討論的部分,本校並作了「電子公文線上簽核」與「以事件行銷活化檔案價值」專案的分享,教育部及他校對於我們在該2項業務之進行與推展,印象深刻;尤其我們不僅將檔案經徵集、應用後,根據事件行銷之學理,再作成文創商品,並且行銷,達到檔案加值創新及參與同仁以此達自我實現與獲肯定價值等效能。

2.   業務改進措施:

(1)加強推廣檔案應用,以中山大學為例,以關鍵字搜尋與檔案應用相關,如西子灣等,結合地方特色與節慶、徵集照片、人物訪談(口述歷史)。

(2)舉一反三,辦理新竹玻璃產業特展:以本校玻璃相關研究教授之研究成果為主,結合新竹當地玻璃藝術產業,辦理特展,除科技結合藝術展覽之概念外,並讓學子更瞭解新竹在地文化。

 

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